2016年10月07日

情報共有あるある

こんにちは。
ナレッジリング開発・マーケティング担当の鈴木です。
10月に入り暑さもだいぶやわらいできました。
9月は週末ごとに台風が本州に接近していたためか日差しが少なかったような気がします。
10月は晴れた日が続くと良いですね。

さて、世の物事には色々なあるあるネタが尽きないものです。
それではということで、このブログのタイトルにあります
『情報共有』についてはどんな『あるある』があるのか?
ネットで検索してみました。
『情報共有』『あるある』というキーワードで検索しただけなのに
『失敗』というキーワードを含んだ検索結果が多いのが気になるところですが…、
おおむね情報共有ツール導入後の次のような『あるある』が多いようです。
  1. 何を登録すればよいかわからず使われなかった。
  2. とりあえず日報を登録していたら日報を登録するだけのシステムになってしまった。
  3. とりあえず議事録を登録するようにしていたら議事録を登録するだけのシステムになってしまった。
とても『あるある』な内容だと思いました。項目ごとに見てみます。

まず1つ目の『何を登録すればよいかわからず使われなかった』です。
そうですよね。
組織内で共有したい情報は「個人に蓄積したノウハウ」であったり、「社内規定」であったり、
「案件ごとの進捗」であったりさまざまだと思います。
そのあたりを明確にしないまま「さぁ。情報共有のシステムを導入したので登録してください。」
と言われても利用する側は「?」ってなりますよね。
まずは、その組織にとって最優先で共有したい情報を明確にし、情報を集めるところからはじめれば
こんな『あるある』にはならなかったのではないかと思う残念な『あるある』だと思いました。

次に2つ目『とりあえず日報を登録していたら日報を登録するだけのシステムになってしまった』
と3つ目『とりあえず議事録を登録するようにしていたら議事録を登録するだけのシステムになってしまった』
両方ともトップダウンでシステムを導入した場合によく起こりそうな『あるある』のような気がします。
とりえあえず、『情報的な何か』を共有するために、
さしあたり日常的に提出している日報や議事録を登録させるようにトップダウンで命令したら
日報や議事録を蓄積するシステムと化してしまったというようなケースではないかと推測します。

そもそもの目的が日報や議事録の収集が目的である場合はまったく問題ないと思うのですが、
組織内での情報共有を目的としている場合には不適切なように思います。
日報や議事録は営業活動や会議の『内容の記録』。
あくまで『記録』に過ぎないので情報を必要とする側が取り出しやすい形式になっていないのです。
日報や議事録から必要とする情報を取り出すにはひととおり目を通し情報を読取る手間が発生します。
情報を利用したい側はこのように手間の発生する作業を好まみません

情報を必要とする側は
「○○の場合の対処(解決)方法」
「○○の場合のちょっとしたテクニック」
「○○商事に見積もり提出時の注意事項」
など
『記録』ではなく実際に情報が必要な場面で取り出しやすいフォーマットを求めます。


そういえば弊社システムでも活発にご利用いただいているユーザー様は
アクセスしやすい情報のフォーマットを取っていることが多いように思います。
というわけで2つ目、3つ目は情報を蓄積できるのに
情報を蓄積しただけで終わってしまった残念な『あるある』のように思います。

上記のような残念な『あるある』に該当してしまっている場合、
「何を共有したいのか」
「情報のフォーマットは見やすいか」
について見直してみるのが必要があるのでは?と思う今日このごろでした。

それでは今回はこのへんで!

posted by CBIT鈴木 at 15:13 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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