2016年10月07日

情報共有あるある

こんにちは。
ナレッジリング開発・マーケティング担当の鈴木です。
10月に入り暑さもだいぶやわらいできました。
9月は週末ごとに台風が本州に接近していたためか日差しが少なかったような気がします。
10月は晴れた日が続くと良いですね。

さて、世の物事には色々なあるあるネタが尽きないものです。
それではということで、このブログのタイトルにあります
『情報共有』についてはどんな『あるある』があるのか?
ネットで検索してみました。
『情報共有』『あるある』というキーワードで検索しただけなのに
『失敗』というキーワードを含んだ検索結果が多いのが気になるところですが…、
おおむね情報共有ツール導入後の次のような『あるある』が多いようです。
  1. 何を登録すればよいかわからず使われなかった。
  2. とりあえず日報を登録していたら日報を登録するだけのシステムになってしまった。
  3. とりあえず議事録を登録するようにしていたら議事録を登録するだけのシステムになってしまった。
とても『あるある』な内容だと思いました。項目ごとに見てみます。

まず1つ目の『何を登録すればよいかわからず使われなかった』です。
そうですよね。
組織内で共有したい情報は「個人に蓄積したノウハウ」であったり、「社内規定」であったり、
「案件ごとの進捗」であったりさまざまだと思います。
そのあたりを明確にしないまま「さぁ。情報共有のシステムを導入したので登録してください。」
と言われても利用する側は「?」ってなりますよね。
まずは、その組織にとって最優先で共有したい情報を明確にし、情報を集めるところからはじめれば
こんな『あるある』にはならなかったのではないかと思う残念な『あるある』だと思いました。

次に2つ目『とりあえず日報を登録していたら日報を登録するだけのシステムになってしまった』
と3つ目『とりあえず議事録を登録するようにしていたら議事録を登録するだけのシステムになってしまった』
両方ともトップダウンでシステムを導入した場合によく起こりそうな『あるある』のような気がします。
とりえあえず、『情報的な何か』を共有するために、
さしあたり日常的に提出している日報や議事録を登録させるようにトップダウンで命令したら
日報や議事録を蓄積するシステムと化してしまったというようなケースではないかと推測します。

そもそもの目的が日報や議事録の収集が目的である場合はまったく問題ないと思うのですが、
組織内での情報共有を目的としている場合には不適切なように思います。
日報や議事録は営業活動や会議の『内容の記録』。
あくまで『記録』に過ぎないので情報を必要とする側が取り出しやすい形式になっていないのです。
日報や議事録から必要とする情報を取り出すにはひととおり目を通し情報を読取る手間が発生します。
情報を利用したい側はこのように手間の発生する作業を好まみません

情報を必要とする側は
「○○の場合の対処(解決)方法」
「○○の場合のちょっとしたテクニック」
「○○商事に見積もり提出時の注意事項」
など
『記録』ではなく実際に情報が必要な場面で取り出しやすいフォーマットを求めます。


そういえば弊社システムでも活発にご利用いただいているユーザー様は
アクセスしやすい情報のフォーマットを取っていることが多いように思います。
というわけで2つ目、3つ目は情報を蓄積できるのに
情報を蓄積しただけで終わってしまった残念な『あるある』のように思います。

上記のような残念な『あるある』に該当してしまっている場合、
「何を共有したいのか」
「情報のフォーマットは見やすいか」
について見直してみるのが必要があるのでは?と思う今日このごろでした。

それでは今回はこのへんで!

posted by CBIT鈴木 at 15:13 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年08月29日

世のリーダーは『情報共有』をどう考えるのか?

こんにちは。
マーケティング・営業担当の池田です。

このブログでは過去に、
ナレッジマネジメントの一つの理論であるSECIモデルを提唱している野中郁次郎氏や、
知識移転に注目してナレッジマネジメントを唱えたナンシー・M・ディクソン氏など、
いわゆる研究者・学者と呼ばれる先生方の理論をたびたび紹介してきました。
でも、どんな立派な理論があってもそれを活用できなければ意味がありません。
ナレッジマネジメントは経営手法の一つですが、
ビジネス界のトップやリーダーと言われる人たちは、
ナレッジマネジメントについてどのような考えを持っているのでしょうか?
今回は、彼らの情報共有に関する発言を集めてみました。

情報共有がキチッとできていれば、
 どんな組織でも間違いなく、
 力を2倍も3倍も発揮できるのです。
 塚本 隆史
 (みずほフィナンシャルグループ会長・みずほ銀行頭取を歴任

さまざまな立場から意見を持ち寄れば、新しい発見があるかもしれません。
そして、お互いに情報を提供し合いそれらを活用することで、
シナジー効果を生み出すことができるということでしょう。

情報共有の場がなぜ、重要かといえば、
 情報が共有されることで、
 互いに思考のベクトルが合うようになるからです。
 すると、それぞれが意思決定するとき、
 関係者が集まってすりあわせをしなくても、
 即決断できるようになり、経営のスピードが速まります。
 大宮 英明
 (三菱重工業 取締役会長)

意思確認としての情報共有
なぜそれを目指すのか理解度が深まれば深まるほど、
それがゴールへ向かう推進力になります。
組織全体がそういう雰囲気で動けることが理想ですね。

情報共有の手段を改良するだけで、
 人々の人生を変えることができる。
 マーク・ザッカーバーグ
 (Facebook創立者)

日常業務に置き換えるなら、
社内情報共有の手段を改良するだけで、
業務を変えることができる。
ということになるでしょうか。
「人生」と同じレベルで考えるなら、
「業務」は「ビジネス」に置き換えられるかもしれません。

さて、ここまではビジネス界のトップの名言でした。
最後に紹介するのは、経営者の発言ではありませんが、
別分野の視点から見た言葉として興味深いので紹介します。

情報の共有は簡単にできても、
 感情の共有は難しい。
 茂木 健一郎
 (脳科学者)

・・・これは奥が深い(笑)
裏を返せば「感情までも共有できてこそ情報共有と言える。」
ということだと私は解釈しました。
感情もまた、情報共有を成功させる要素として重要だということを考えると
これまでとは違った情報共有の手段や考え方が見つかるのではないでしょうか。

いろんな著名人によるいろんな見方がまだまだあるとは思いますが、今回はここまで。
みなさんが情報共有を推し進めるヒントになれば幸いです。


【出典】
・塚本 隆史氏、大宮 英明氏の名言 : 「名言DB」より
・マーク・ザッカーバーグ氏の名言 : 「Cotodama」より
・茂木 健一郎氏の名言 : 「名言ナビ」より

posted by CBIT池田 at 13:37 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2016年07月25日

『ナレッジはどうしたら集まりますか?』

こんにちは。
マーケティング・営業担当の池田です。

先日、ある業界の卸売業をしている企業様から
当社が提供する社内情報共有サービス「ナレッジリング」にお問い合わせを頂きました。
エリア毎にある営業所間で営業や仕入の情報を共有したいとのことで、
・商品・メーカーなどの詳細情報
・入札情報
・過去のクレーム情報
これらの情報を共有できるツールを探していたところ「ナレッジリング」にご興味を持って頂いたようです。
集約されたデータを持っておらずこれから情報を募っていくが、初めての試みなので試行錯誤中・・・
と、ここまではよくあるお問い合わせの内容なのですが、
もう少し詳しく話を聞いてみると、そう単純な話でもなさそうです。

実は、既に取り組みを始めているものの思う通りには行っていないのだとか。
具体的には、
グループウェア中の機能「電子会議室」を使って情報共有を始めたがなかなか情報が集まらない、と。
なぜ集まらないのか心当たりを尋ねてみると、
「グループウェアは1ヶ月前に本格導入したばかりで、皆まだ操作に慣れていないこともあるのでは。」
と担当者。
“それはごもっとも”と思いましたので、
「ナレッジリングにご興味を持って頂いて大変ありがたいのですが、
 もう少しこれまでの方法を続けてみてからご判断頂いてもよいのではないですか?」
とお返ししたところ、
「経営層からの指示もあり、今は専用ツールを導入する方向に進んでいるんです。」
と、担当者も少々困ったようなご様子。
なるほど・・・お話を伺う限り、課題認識はみな同じところにありそうですが、
その手段やら判断基準については、経営層と担当者の意見はちょっと違うようですね。

近日中に行われる経営会議では、
担当者からの報告として「ナレッジリング」を紹介して頂くことになっているようでしたが、
現在のグループウェアで運用を継続することの問題点についても議論はされるとのことでした。
後日お伺いしたところ、最終的には当初の予定通り、
グループウェアでの運用は廃止し専用ツールの導入を前提に進める、という結論に至ったようです。
詳細はお聞きしていないので想像の域を出ませんが・・・
経営陣としては、
ナレッジを収集した後のFAQとして体系的にデータ集約するところまで考慮されたのかもしれません。
新しいツールに慣れるのには時間がかかるため、途中から専用ツールに乗り換えるのは得策ではないと判断し、
それなら早いうちに専用ツールを導入してしまった方がよいという結論に至った可能性もあります。

こちらのお客様のようにどうしたらナレッジが集まるか?というご相談は結構多いです。
企業風土組織体制が大きく影響することでもあるので、
経営課題にまで踏み込んでもおかしくない、非常に難しい課題です。
とにかく、何か実行したら結果が出るという性質のものはないことは確かです。
ただ、「ナレッジが集まっている」と実感を持って頂けるお客様について一つ言えることは、
ご担当者の方自身がある程度の時間労力を掛けて熱心に取り組んでいらっしゃる場合が多いということです。
早ければ3か月くらいで効果を見せ始める企業様がある一方で
1年以上経ってようやく軌道に乗ってきたというお客様もいらっしゃいますが、
それがハマると一気に動き出すということはあるようです。

さて、先にご紹介した企業様ですが、
その後「まずは担当者の営業所内で試験的に運用してみたい」とのことで
フリープランのお申込みがございました。
せっかくご利用頂くのですからぜひご活用頂きたいものです。
軌道に乗るまではフォローを継続していきたいと思います。
posted by CBIT池田 at 09:14 | Comment(0) | コンサルティング | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする